| 一、综合（分类号WS11） |
| 1 | 上级有关外事工作的通知、规定、管理办法等文件（本校需要执行的） | 30年 |
| 2 | 有关外事工作给上级的请示、报告及上级批复 | 永久 |
| 3 | 外事工作年度计划、总结 | 30年 |
| 4 | 外事工作各类统计报表 | 永久 |
| 5 | 外事工作重要会议记录﹡、规章制度 | 30年 |
| 6 | 重要外事活动大事记、简报及声像材料 | 永久 |
| 7 | 重要电话记录及处理结果 | 30年 |
| 8 | 部门工作职责、岗位责任制、机构沿革材料 | 30年 |
| 二、出国（境）（分类号WS12） |
| 9 | 上级对出国（境）人员的有关规定 | 30年 |
| 10 | 本校人员出国考察访问、讲学、学术会议、进修、外授等人员报批材料与批件，有关论文和各类证书 | 永久 |
| 11 | 各类公派出国人员回国总结材料 | 30年 |
| 12 | 各类公派出国人员名册、统计报表等材料 | 永久 |
| 13 | 由本校单独组团（或随团）出访、考察报告与批件、代表团名单、出国计划、总结、照片等材料 | 永久 |
| 14 | 本校人员在国外授勋、授职、获奖等文字和声像材料 | 永久 |
| 15 | 国际比赛、竞赛材料 | 永久 |
| 三、来校（分类号WS13） |
| 16 | 上级关于聘请外籍专家、国际交流方面政策性文件 | 30年 |
| 17 | 关于外事接待工作的规章制度 | 30年 |
| 18 | 邀请外籍教师、专家、学者及友好人士来访、讲学的请示报告及批件，接待计划、总结等材料 | 永久 |
| 19 | 来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料 | 30年 |
| 20 | 外籍教师、专家、学者在本校讲学的讲稿、教材料等材料 | 永久 |
| 21 | 本校与国外校际交流的协议，实施计划及人员分流名单等材料 | 永久 |
| 22 | 外籍教师、专家、学者等在本校讲学、访问期间形成的照片（入声像类） | 永久 |
| 四、国际合作与会议（分类号 WS14） |
| 23 | 本校举办的国际学术会议请示、报告与材料、会议代表名单、活动计划、总结、照片（入声像类）等有关材料 | 永久 |
| 24 | 本校完成的国际合作项目、成果等材料 | 永久 |
| 25 | 中外合作交流协议、合同、备忘录等材料 | 永久 |
| 26 | 授予外籍人员名誉称号的文字和声像材料 | 永久 |
| 27 | 双方互赠的礼品、纪念品 | 永久 |
| 28 | 重要活动中形成的照片、录音、录像、光盘等材料 | 永久 |
| 29 | 获得市级及其以上部门表彰的决定、奖牌、奖杯、锦旗、证书等材料 | 永久 |
| 30 | 上述文件材料的电子版 | 同纸质 |
