一、系统登录方法、修改密码

(一)登录

打开浏览器输入档案管理系统网址http://172.18.237.237/index即可进入系统，网页右边档案管理系统登录处输入用户名和密码，点登录按钮即可进入本部门的临时库和永久库。如下图所示：

(二)修改密码

首先点击右上角的“登录名”，“修改密码”选项，进入“修改密码”选框，按提示输入原密码、新密码、确认新密码后点击修改即可。如下图所示：

二、数据录入

（一）添加记录

进入部门临时库中，点击“添加记录”的模块可以用来单条添加案卷及文件、批量导入目录数据和批量上传挂接电子文件。如下图所示：

（二）添加案卷

点击“添加案卷”，系统会自动弹出“添加记录”的窗体，如下图所示：

所属目录：用户添加目录名称，最多三级目录。一级目录一般为年度，二级目录一般为实体分类号（例如XZ11,JX11等）。

输入项：用户可以自行在输入框内填写档案的基本信息，★为必填项。

归属信息：系统将会自动识别用户的登录信息自动填写。

创建完成后可以在“分类目录”中看到创建的案卷信息。如下图所示：

（三）添加文件

点击“添加文件”，系统会自动弹出“添加文件”的窗口，如下图所示：

案卷的主要功能是对文件进行一个归纳，若案卷号相同，创建的时候会自动添加到相对应的案卷下面。（为了区分，案卷的颜色为淡紫色，文件的颜色为白色）。如下图所示：

此功能与“添加案卷”功能大致一样，但是多出了一个“文件号”的输入框，用户可以直接创建所需要的文件目录，但是不会自动生成案卷。如下图所示：

实体分类号——由文件所属年度和类别构成，表示为：“文件所属年度－类别”。如教务处2006年度的JX11类别归档文件，其实体分类号就表示为：2006－JX11；

案卷号及件号——整数位表示案卷和文件号即可，例如案卷号1,2,3...；文件号1,2,3...；

保管期限——永久、30年、10年；

密级—— 一般为内部；

正题名——文件标题按照文件名如实填写，如果归档文件没有文件标题，要自拟一个文件标题，自拟文件标题要加“[]”号。如果原文件标题不能很好地概括文件的内容，在录入原文件标题后再自拟一个文件标题，自拟文件标题要加“[]”号。

副题名——文件的副标题；

第一责任者——发文单位，如有二个以上的发文单位，就录入一个与文号相对应的发文单位。如2005－XZ11－7的第9份文件的文号是温卫医[2005]97号，它的发文单位有两个，一个是温州市卫生局，另一个是温州市人事局。由于它的文号是温卫医[2005]97，所以第一责任者栏里就填温州市卫生局。

页数—— 一份文件的总页数，正反面有字的都算一页；

时间——文件落款时间，没有时间的写年度（八位数补齐，例如2023年就是20230000）；

归档单位——移交归档文件的单位；

存址——温州医科大学档案馆

文号——正文的文号，例如温医大档〔2023〕3号；

载体——纸、光盘及磁盘等；

文本——原件、复印件、传真及副本等；

文种——通知、请示及会议纪要等；

输入员——部门档案员姓名。

录入上述项目后，点击添加即可完成。

案卷级管理的档案

案卷级和文件级的著录差不多，不同的是在“时间”这一栏里，由时间变成了起止时间。起止时间是指本盒档案最早的文件时间和最晚的文件时间。新系统起止时间录入的框只有一个，老系统录入格式是2022.05.01-2022.05.30，现在全部直接八位数表示，无须加点，变成20220501-20220530格式。另一个不同在于案卷级的录入界面里多了接收人、移交时间、移交人这几项。移交时间是指各个部门材料交上来的时间。移交人填部门档案员的名字。接收人是档案馆负责接收档案的人员。

（四）批量上传

点击“批量上传”，系统会自动弹出“批量上传”的窗口。主要功能是可以将需要的文件上传至附件（参考附件介绍）。如下图所示：

文件上传：用户在本地中选择文件上传,单个上传。

文件夹上传：用户也可以将所有文件放在同一个文件夹下进行上传。

提取全文：若文件中有文字描述即可选择提取全文或者替换已有的文字

上传方式：打开后，系统将自动创建新的目录给上传的文件。

挂接方式：选择挂接的方式，若用户上传的文件的挂接内容与已有的文件一样，上传的文件会自动进行相对应的文件的附件中，若没有，系统会自动创建目录存放文件。

三、档案数据编辑修改

（一）单个数据修改，直接双击需要修改的字段，然后点击空白处即可保持更新；或者点击编辑一列的画笔图标可以对这条信息进行重新编辑和修改，修改好后要重新保存一次，本次的修改才会有效。如下图所示：

（二）批量删除

批量删除文件，点击“数据操作”，用户“勾选”需要删除的文件，点击“批量删除”即可。如下图所示：

（三）批量删除附件

点击“数据操作”，用户“勾选”要删除附件的文件，点击“批量删除附件”即可。

四、档案查询

（一）校对查询

用户可以通过输入相对应的信息来查询需要的档案信息。如下图所示：

（二）表内查询

用户可以通过输入相对应的信息来查询需要的档案信息。如下图所示：