第一章 总 则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》以及国家、省档案局的有关规定，为加强我校档案的科学管理，更好地为各项工作服务，特制定本条例。
第二条 学校各部门、二级学院在工作活动中形成的各类档案，均由学校档案部门集中统一管理。
第三条 学校档案是指在党政管理、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会等各方面活动过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的材料。
第四条 学校形成的各类档案，既是学校工作的历史记录，又是党和国家的宝贵财富。学校对档案实行统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，以利开发利用。各部门、二级学院必须定期向档案馆移交档案，任何个人不得据为己有或借故拖延。
第五条 学校档案工作是学校工作的组成部分，是办好学校的重要基础工作之一，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。各部门、二级学院都应该把档案工作列入本部门工作议事日程，并把归档工作纳入有关人员的职责范围，作为考核干部和检查工作的内容之一，以保证档案的完整、准确、安全和有效利用。
第六条 学校档案管理属于学校的基本建设之一，学校应加强对本校档案工作的领导，档案事业的发展要列入学校发展规划，把档案管理所需经费纳入学校经费预算。
第二章 管理体制和任务
第七条 学校档案馆现为处级建制，由副校长直接分管。按照集中统一管理原则，对我校档案工作实行统一领导和分级管理。有关部门可根据需要设立档案室，管理本系统档案，并定期向校档案馆移交。档案室归主管部门领导，业务上受校档案馆指导。
第八条 学校档案工作由副校长分管负责领导，各部门、二级学院确定一名领导具体负责本部门的档案工作，并根据档案工作任务设部门档案员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。
第九条 学校档案馆是永久保存全校各类档案的基地，是向学校和社会提供档案服务的中心，同时又是对全校进行档案业务指导、监督工作的行政管理机构。
第十条 学校档案馆的任务是：一、贯彻执行党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，建立健全学校档案工作各项规章制度，集中统一管理全校各类档案。二、负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等各项工作。结合本校实际，拟定并适时调整各类档案的归档范围和保管期限，编制检索工具和参考资料，并开发档案信息资源，积极主动提供利用。三、配合学校党委办公室、院长办公室做好各部门、二级学院文书处理工作，指导、检查各部门文书材料的收集、整理、立卷归档工作。四、组织并建立全校档案工作网络，负责全校专、兼职档案人员的业务培训，对全校各档案分室进行业务指导。五、开展档案理论研究，参加档案业务学术活动，加强与兄弟院校的联系和交流，提高科学管理档案水平。六、运用各种形式，开展档案宣传工作，提高全校人员的档案意识，增强“依法治档”的观念。七、运用现代科学技术管理档案，逐步实现档案管理和服务的信息化、规范化。
第十一条 实行部门立卷制度，其任务是：一、学习和执行上级有关档案工作方针、政策和学校档案工作的规章制度。二、做好本部门档案的形成、积累和平时立卷工作，定期向档案馆移交归档。
第十二条 档案专、兼职人员要认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，忠于职守，严守纪律，热爱档案事业，刻苦钻研档案业务，努力提高政治素质和业务水平，以保证档案工作任务的顺利完成。
第十三条 部门专（兼）职档案人员要相对稳定。经学校同意的部门档案员，可以申请档案专业技术职称。
第三章 文件材料的形成和归档
第十四条 各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。各部门、二级学院档案人员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累，工作结束时，进行整理、立卷，按归档要求，经本部门负责人审查合格后归档。
第十五条 对于个人在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各种载体的文件材料，必须按规定向各部门、二级学院部门档案人员移交，任何个人不得据为己有。
第十六条 学校对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收时应有档案馆人员参加，会同有关业务部门对应归档的文件材料加以审查签署意见，以确保归档的文件材料完整、准确、系统。
第十七条 文件材料的归档范围：一、党群类：主要是指学校党委、纪检、组织、宣传、统战、工会、团委在工作过程中形成的有保存价值的文件材料。二、行政类：主要是指学校行政、人事、监察审计、保卫、后勤、国有资产、图书等在工作中形成的有保存价值的文件材料。三、教学类：主要是指研究生、全日制本专科生、成人教育等在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的文件材料。四、科研类：主要是指科研综合管理和各科研课题从科研准备到成果鉴定及推广应用全过程形成的文件材料。五、基本建设类：主要是指基建综合管理和各项工程项目（包括新建、扩建、改建、维修等）全过程形成的文件材料。六、仪器设备类：主要是指仪器设备综合管理和各种国产与国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在五万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、说明、维修和改进工作中产生的文件材料。七、出版类：主要是指学校自行编辑出版的学报、校报、医学教育研究及其他刊物的审稿单、原稿、书样及出版发行记录等。八、外事类：主要是指外事综合管理和学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文件材料。九、财会类：主要是指学校财务综合管理和会计活动中直接形成的文件材料。十、声像类：主要是指校领导重要活动、上级领导来校视察、兄弟单位来院校参观访问、学校各方面重要工作、重要会议、重大事件和重要纪念活动等的照片、录像带、影片及有关文字材料。十一、实物类：主要是指以便于保管的物质实体为载体，反映学校在教学、科研、管理、对外服务及社会交往等活动中的历史真实面貌，对学校和社会有珍藏和利用价值的特定物品。 如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等。以上各类的具体归档范围可详见温州医科大学各类档案的归档范围。
第十八条 学校各部门立卷归档的文件材料，应符合下列要求：一、归档的文件材料必须齐全完整。已破损文件应予以复制，复制件附于原件后一并归档。二、归档的文件材料，应遵循文件之间的形成规则，保持它们之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷。三、归档的文件用纸规格，纸质优良，字迹清楚，耐久，严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久性笔书写。四、案卷标题简明确切，填写备考表，编制卷内目录，符合规范要求。五、凡由几个单位合作完成的项目，由主办单位立卷归档。六、归档材料符合档案计算机管理要求。
第十九条 归档时间和手续一、党政及各门类中综合管理的文件材料和能按自然年度归档的档案在次年年初归档。二、教学类和能按教学年度归档的各门类档案在当年寒假前一次性归档。三、科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。四、接收档案必须履行相关手续，填写移交清单，一式二份，经档案馆工作人员验收后，双方签字盖章，各执一份。
第四章 档案的管理与保管
第二十条 对入库的档案做到分类科学、排架合理、整理系统、保管安全、统计正确、利用方便。
第二十一条 严格执行安全和保密制度。做到档案库房、阅档室、办公室三分开，添置必要设备，要有“八防”措施，经常检查档案保管情况，确保档案安全。
第二十二条 定期检查档案情况，每两年全面清点，发现破损、变质的档案，及时修补和复制，并作出记录。
第二十三条 单位撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走和销毁档案材料。
第二十四条 对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时上报有关报表。
第二十五条 做好档案管理的各项基础工作和档案计算机管理的开发工作，逐步实现档案的标准化、规范化和信息化管理。
第二十六条 建立档案借阅制度，按档案密级，履行审批手续。借阅人在指定地点查阅，不得随意拆卷、抽取涂改、损毁或转让他人。
第五章 档案的开放与利用
第二十七条 除少数另有特殊规定的档案外，学校档案馆保存的形成时间满三十年的档案，经主管院长批准，一般均向全校和社会开放。持有合法证明的单位和个人，都可以利用己开放的档案。
第二十八条 学校档案部门应根据学校和社会的需求，在适当时候通过展览和新闻媒介公布一定数据的档案资料。
第二十九条 学校档案馆要编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，逐步实现档案计算机检索，努力开发档案信息资源，积极主动做好提供利用服务工作。
第三十条 开放和利用档案必须遵循以下原则：一、本校工作人员因工作需要，查阅本人承办部分的档案材料，经办理查阅登记手续，均可查阅。二、查阅本部门其他不予公开的档案，须经本部门负责人签字，才可查阅。 三、查阅其他部门的档案，除须经本部门负责人同意外，还须经档案馆负责人同意，方可查阅。查阅其他科研项目档案，除须经该课题组负责人或作者本人同意外，还须经科技处长同意，方可查阅。四、党委会议记录和有关机密材料，须经党委（院长）办公室主任和有关主管部门领导同意签字，重要的须经分管副院长批准，方可查阅。五、为方便利用，本校工作人员查阅本部门形成的档案和可以公开的档案，可通过电话进行查询。六、校外单位查阅一般档案，凭本单位介绍信、出示本人证件；因特殊需要，查阅有保密内容的档案，须经主管部门负责人签字同意，并报请分管副院长批准。七、个人查阅与本人有关的职称、学历、学籍等可以公开的档案，凭个人证件即可。八、凡摘录、复制未开放的档案，应经学校档案馆工作人员同意，档案工作人员应进行认真核对，出具证明，盖章后，方能生效。
第三十一条 未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布学校档案。
第六章 档案的鉴定和销毁
第三十二条 档案鉴定工作在分管副院长领导下，由学校档案工作委员会成员、档案馆工作人员组成鉴定小组。其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定情况报告。
第三十三条 销毁档案，应造具清册，经分管副院长批准后，鉴定小组指定两人以上去造纸厂进行监销，批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第七章 考核、奖励和处罚
第三十四条 学校建立档案工作检查、考核和评估制度，档案工作成绩突出的单位和个人（部门档案人员）给予表扬和奖励。第三十五条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，要按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚。第八章 附则第三十六条 本条例经领导批准后，自公布之日起执行。第三十七条 本条例由档案馆负责解释。
